De una parte, el Excmo. Sr. D. José Folgado Blanco, Secretario de Estado de Presupuestos y Gastos.
De una otra, el Excmo. Sr. D. Fernando Tejerina García, Secretario de Estado de Universidades, Investigación y Desarrollo.
De otra, Rectores y representantes de veintidós Universidades Públicas, se reunieron el 31 de julio de 1996 en el Rectorado de la Universidad de Alcalá de Henares, para firmar el convenio que puso en marcha este proyecto informático que tiene como objetivo unificar la gestión económica y contable, simplificando y racionalizando la gestión de los Gastos de distintos órganos de la Administración: Universidades, Organismos Autónomos, Centros Gestores, etc.
El proyecto SOROLLA surge como consecuencia de la necesidad detectada por los Centros Gestores de la Administración del Estado y de sus Organismos Autónomos y por las Gerencias de las Universidades Públicas de dotar a sus unidades administrativas con un sistema informático que facilite la gestión económica, al mismo tiempo que propicie la instrumentación normalizada de los procedimientos asociados a esa gestión.
Este planteamiento es el resultado, por otra parte, de la adopción previa del sistema de información contable (SIC'2) en el ámbito de la Administración General del Estado, y de su asunción por la mayor parte de sus Organismos Autónomos y de las Universidades Públicas.
SOROLLA ha sido desarrollado, mediante la colaboración de la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) y de la Oficina de Cooperación Universitaria, como un sistema modular, complementario de SIC'2, que integra la función de los siguientes módulos.
El Convenio con el que nace SOROLLA se firmó en julio de 1.996 por el Secretario de Estado de Presupuestos y Gastos, el Secretario de Estado de Universidades y los Rectores de las Universidades participantes. En dicho convenio se establece que la titularidad y explotación de la propiedad inmaterial cuyo desarrollo constituye el objeto del Convenio corresponderá a las propias Universidades cuando se trata de explotar estos derechos en el ámbito universitario y a la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos cuando se pretenda explotarlos fuera de dicho ámbito.
Las Universidades que hasta ahora se han adherido al Proyecto SOROLLA han designado a la Oficina de Cooperación Universitaria, empresa pública participada al 100% por varias de estas Universidades, como representante a través del cual canalizan sus esfuerzos en este Proyecto.
La finalidad última es facilitar que, en el respectivo ámbito de influencia de cada una de las entidades firmantes, se generalice el uso de unas herramientas de trabajo que, en la medida en que han sido diseñadas para apoyar un estilo de gestión basado en el control de costes, son además vehículo de difusión de una nueva cultura administrativa.
Según lo anteriormente indicado, el proyecto SOROLLA se orienta a facilitar la gestión económica que se realiza en los centros gestores del gasto de la Administración General del Estado, sus Organismos Autónomos, las unidades administrativas de las Universidades y otros Entes Públicos.
El objetivo del sistema es doble:
- por un lado, trata de facilitar la gestión administrativa y contable de las dotaciones presupuestarias a su cargo, sirviendo de registro y archivo de las operaciones (administrativas o contables) realizadas, siendo el punto de información de la situación de cada una de las actuaciones de gestión y proporcionando el avance de la situación económica de los créditos;
- por otro lado, mediante la aportación de información a la contabilidad analítica, permitirá, por parte de CANOA, un análisis de los costes de funcionamiento de los servicios y actividades.
El proyecto SOROLLA presenta una arquitectura modular, a la vez que integrada, que permite a cada instalación el empleo de los módulos de su interés, sin otra limitación que la establecida por la propia estructura y lógica del sistema.
Las herramientas de gestión contempladas en el proyecto SOROLLA son:
- Un sistema para la tramitación de expedientes de gasto que se realiza a través del módulo DocumentA y que alcanza la doble vertiente de la tramitación: administrativa y contable.
- Un sistema de gestión de justificantes de gasto que se instrumenta a través del módulo denominado Justificantes del Gasto, que permite la gestión de las cajas pagadoras en lo referente a los pagos que se realizan mediante el sistema de "A justificar", tanto por Acuerdo de Caja Fija como por Pagos a Justificar.
- Una sistema para la elaboración de documentos contables a través del módulo DocuConta integrado con los módulos de DocumentA y Justificantes del Gasto, que contempla un modelo de comunicación automática con SIC'2.
- Un sistema de gestión del inmovilizado material instrumentado a través del módulo de Gestión de Inventario que permite el mantenimiento actualizado de dicho inventario, tanto desde el punto de vista de los detalles de su composición como en su faceta contable.
Junto a estas herramientas de gestión, se contemplan otras para el tratamiento de la información:
- Un modulo de elaboración de informes de ejecución presupuestaria (AVANCE), en base a los datos tratados en los sistemas de gestión, aún cuando estos datos todavía no hayan dado lugar a la actualización correspondiente en SIC'2.
- Un módulo para la elaboración de la documentación de carácter tributario relativa a los pagos realizados a personas físicas o jurídicas.
El presente documento recoge las líneas funcionales básicas del proyecto, los requisitos de instalación, así como aquella otra información principal que pudiera ser de interés a los potenciales usuarios.
En lo relativo a las características técnicas de los programas y bases de datos empleados en SOROLLA, cabe indicar que la línea estratégica establecida pretende, en la medida de lo posible, ser independientes de costes de licencias de software y vincular el proyecto a un entorno tecnológico adecuado con una proyección de futuro asegurada.