El sistema posibilita la definición gráfica de guías de tramitación en las que el usuario administrador define en el propio sistema los pasos o fases a seguir por el expediente. Con independencia de lo expuesto, la tramitación de cada expediente se podrá realizar de manera libre o guiada según la elección del usuario. En el caso de elegir la tramitación guiada se permite al usuario alterar el orden de tramitación predefinido.
El control sobre la disponibilidad de créditos se realiza desde el primer momento de la vida del expediente a través de la "reserva de crédito". Para ello Documenta enlaza con Avance y actualiza los importes correspondientes en el ejercicio corriente -reserva de crédito-. En caso de que no se quiera este control se podrán capturar operaciones de pago directo a través del sistema habilitado para ello en el módulo de justificantes del gasto.
Cuando a un expediente se le asocia un documento contable, el módulo entra en comunicación directa con DocuConta para completar la elaboración del mismo con los datos que no es necesario llevar en Documenta pero que son necesarios para dar validez al documento, y con Avance al objeto de mantener actualizada la situación del avance de la ejecución presupuestaria.
Cada fase de tramitación puede llevar asociados un conjunto de documentos administrativos. Para la edición de los documentos administrativos, Documenta conecta con el procesador de textos Word de Microsoft, en el que se encontrarán predefinidos los documentos de uso habitual. El sistema permite generar y catalogar por el usuario las plantillas de los informes administrativos habituales aprovechando las utilidades del procesador de textos Word, siempre que los datos a incluir se encuentren definidos en la base de datos de Sorolla.
En todo momento, desde cualquier puesto autorizado se podrá consultar la documentación administrativa y contable del expediente.
El módulo Documenta se comunica y complementa con el módulo de Justificantes del gasto, formando un conjunto integrado de manera que el registro de facturas y contratos se mantiene en el módulo de Justificantes del gasto -que a los efectos se puede ver como un componente más de Documenta- y los expedientes y los datos relativos a su gestión en Documenta. De este modo, las facturas y contratos asociadas a los libramientos de cada pago a justificar se asociarán al expediente que dio origen al libramiento, los justificantes y contratos asociados a un anticipo de caja fija se asociarán al expediente de reposición de fondos y los justificantes y contratos asociados a los pagos directos se asociarán al expediente correspondiente.