Módulo Gestión de Inventario

El sistema para la gestión del inventario de bienes (GDI).

Dentro del sistema SOROLLA, el módulo de “Gestión de Inventario” (GDI), trata de ser una herramienta útil para los diversos órganos gestores a los que puede interesar, desde distintas perspectivas, la composición del inventario de un ente y su evolución en el tiempo.

Para ello, en GDI, se realiza la gestión de forma individualizada de todos los bienes inventariables, es decir, aquellos que constituyen el inmovilizado, tanto material como inmaterial, del ente, sea cual sea el título que dé lugar a su inclusión en el inventario, así como de los derechos que puedan recaer sobre este tipo de bienes. Queda excluido el inmovilizado financiero.

Todo ello se realiza de acuerdo con lo indicado en el capítulo II de la Ley 33/2003 del Patrimonio de las Administraciones Públicas y teniendo en cuenta la definición que dicha Ley realiza del patrimonio de las Administraciones Públicas: “El patrimonio de las Administraciones públicas está constituido por el conjunto de sus bienes y derechos, cualquiera que sea su naturaleza y el título de su adquisición o aquel en virtud del cual les hayan sido atribuidos”.

Este sistema va dirigido a las unidades con competencia en materia de gestión patrimonial de los departamentos ministeriales y organismos públicos vinculados a la Administración General del Estado o dependientes de ella, que, de acuerdo con el artículo 33.1 de la Ley 33/2003 del Patrimonio de las Administraciones Públicas, actuarán como órganos auxiliares.

Entre los objetivos que se abordan en GDI pueden destacarse:

La identificación unívoca de los bienes que integran el inmovilizado del ente.
La aplicación sobre cada uno de dichos bienes de los principios contables que les afecten, a fin de proporcionar una valoración fiable del inventario y un soporte de la contabilidad del ente.
El conocimiento de la situación jurídica en que se encuentra cada bien ya que ello incidirá directamente en las decisiones sobre su uso, cesión, etc., así como sobre su valoración contable y/o amortización. Cabe señalar al respecto que en el inventario deben aparecer todos los bienes que tengan relación con el ente, tanto propios como arrendados, cedidos, recibidos en cesión, o que el ente posea o utilice por cualquier otro título jurídico o carencia de él.
La obtención de un informe con la “cuantificación de la diferencia de amortización acumulada y del ejercicio respecto al método lineal propuesto “en la Resolución de la IGAE de 14/12/1999 “por la que se regulan determinadas operaciones contables a realizar a fin de ejercicio: Amortizaciones del inmovilizado ...”.
Almacenamiento de toda la información que, no teniendo efectos contables, pue-da ayudar a los distintos órganos gestores, a una utilización más racional de los bie-nes inventariables, sirviendo también de ayuda para la planificación de adquisiciones y distribución de los distintos elementos que componen el inventario. Esta informa-ción puede estar compuesta por datos o por documentos (planos, fotos, facturas, etc.).
Generación de la historia económico – contable de cada elemento mediante ope-raciones que reflejen cada uno de estos cambios de acuerdo con la normativa vigente. Estas operaciones pueden realizarse sobre un bien determinado o masivamente sobre n bienes. Un ejemplo de esto último sería un expediente de baja de un número elevado de bienes por cambio de mobiliario.
La explotación de la información contenida en la aplicación mediante la asignación de un perfil de acceso y/o trabajo personalizable para cada usuario, y la obtención de la información más común por medio de potentes consultas paramétricas o bien generando consultas diseñadas por el propio usuario que incluyen la posibilidad de exportar su resultado a herramientas ofimáticas.
Ayuda a la contabilidad analítica, facilitando una distribución racional de los costes en centros y/o actividades, dado que permite realizar un reparto individualizado de la amortización ya que ésta se calcula para cada bien teniendo en cuenta todas y cada una de las vicisitudes que le han acaecido durante el periodo a amortizar.

Para conseguir los objetivos anteriores la aplicación cuenta con la posibilidad de una amplia personalización de la organización del inventario para cada ente, así como de un potente perfil de usuarios que abarca tanto las funciones que cada usuario puede realizar como a que bienes puede tener acceso.

Recientemente se ha puesto en producción una aplicación diseñada para la recogida de datos de la carga inicial del inventario, como complemento al sistema GDI.