Las funcionalidades básicas del módulo Justificantes del gasto son:
- Gestión de pagos a través de habilitado:
- Gestión de pagos a justificar.
- Gestión de anticipos de caja fija.
- Gestión de otros pagos a través de habilitado.
- Gestión de justificantes del gasto tramitados mediante el procedimiento de pago directo al proveedor.
- Gestión de comisiones de servicio, gastos de locomoción y dietas.
En el caso de pagos a justificar, el sistema registra los datos del libramiento, el ingreso del libramiento en la cuenta del cajero, los pagos realizados por el cajero junto con sus justificantes correspondientes, la elaboración de la cuenta justificativa y el acto de rendición de la cuenta.
En el caso de anticipos de caja fija, el sistema registra la concesión del anticipo, el ingreso del libramiento en la cuenta del cajero, las operaciones de redistribución a las subcajas, los pagos realizados por el cajero junto con sus justificantes correspondientes, la elaboración de la cuenta justificativa, el acto de rendición de la cuenta y las operaciones destinadas a la reposición del importe justificado.
En el caso de otros pagos a través de habilitado, el sistema registrará el ingreso en la cuenta del cajero y la operación de pago por parte del cajero.
En el caso de justificantes del gasto tramitados con el procedimiento de pago directo, el sistema registra los justificantes y permite la elaboración de documentos contables para su posterior tramitación.
El módulo incluye el control de las entradas y salidas de dinero, ya sea a través de las cuentas corrientes o a través de caja, sirviendo de ayuda básica para la conciliación de las cuentas de bancos con los extractos bancarios y el arqueo de caja. Los formatos de los documentos a emitir son los definidos por la Intervención General de la Administración del Estado.
La operativa de gestión interna del módulo se basa en la existencia de un registro de justificantes, un registro de contratos y una gestión básica de terceros.
Se dispone de la posibilidad de asociar los justificantes de gasto a los contratos.
En cualquier caso siempre se atiende a lo dispuesto en la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda, de uno de febrero de 1996, por la que se aprueba la Instrucción de Operatoria Contable a seguir en la Ejecución del Gasto del Estado.
Este módulo está adaptado a la Resolución de 23 de febrero de 1999 de la Intervención General de la Administración del Estado por la que se modifican las normas de contabilidad de las Cajas Pagadoras y los modelos normalizados de Cuentas Justificativas para el período transitorio de adaptación al Euro.
En el apartado relativo a comisiones de servicio, gestión de gastos de locomoción y dietas, el módulo posibilita, distinguiendo entre alojamiento, manutención y locomoción, la gestión de adelantos, la liquidación de la comisión y en los casos en que existan relaciones comerciales con agencias de viaje, la liquidación correspondiente a la agencia.
El módulo se relaciona con otros módulos de acuerdo a los siguientes criterios:
- Con DocuConta, para la emisión de documentos contables de reposición de fondos caja fija y pago directo
- Con Avance, para la actualización de los saldos de créditos, a través de los documentos emitidos por DocuConta